電子公文是指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據。
要堅持高技術的設計原則。就是電子公文處理系統設計應采用當代先進、適用的軟件編輯技術和流程，并要充分考慮與計算機硬件系統的匹配、與電子政府其他運行系統的兼容。要
堅持智能化的設計原則。就是電子公文處理系統要實現材料采集、文字圖像輸入、格式生成、審核流程、傳遞發送、審批簽名、整理歸檔、限時辦理、來文提示、退文警示多節點、全過
程的自動化。要堅持便捷式的設計原則。就是本著電腦為人服務的思想來設計公文處理流程和操作方式。
要采用全面溝通的處理程序。就是上下左右全方位溝通，相互匹配。收文、辦文、核稿、送審、簽發、存檔等各個環節同處一個系統，既能收得了、發得出，又能改得了、退得回；
既能在固定場所處理公文，又能在運動中從事公文處理，真正實現公文處理的“無紙化”和“無址化”。同時，還應考慮到公文信息公開的需要，設計預留與互聯網連接的功能。要采用
自動生成的處理程序。就是實現公文格式自動生成。一是行政機關各類文種格式的自動生成。二是16個格式要素的自動生成。
要采用高效運作的處理程序。就是多功能高效運作。在收文階段，秘書部門對來自多方位的公文，通過計算機對登記、分發、閱審、辦理、歸檔五個環節自動進行顯示、排序、查詢
和流程跟蹤。在辦文階段，辦文處室通過計算機對秘書處等有關處室、上級領導和有關部門傳來的辦件，進行擬稿、審核、會簽、簽發，并對辦文過程進行流程跟蹤監控。在發文階段，
利用政務網實現全方位傳送。在歸檔階段，計算機按照檔案部門的規定建立數據庫，能夠按年度、性質、文號、主題詞進行多種歸檔、查詢處理。在各階段工作環節上，設計錯件追回、
工作移交、工作授權等功能。
要達到痕跡保留的技術要求。計算機對進入公文處理自動化系統進行操作的所有人員的工作日期、對象和操作過程、擬稿和修改的內容進行全過程的跟蹤和記錄，自動記錄其修改痕跡。
要達到全程監控的技術要求。上一級領導和有關人員通過計算機可以隨時掌握流程中文秘人員的工作時間、修改內容，進行全過程監控和查詢。
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